Digillä terveysvalmennusta -hankkeen tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen laatimispäivä

18.5.2022 (muokattu 25.11.2022)

Hankkeen nimi ja kestoaika

Digillä terveysvalmennusta. Hanke toteutetaan ajalla 1.3.2022 –31.8.2023.

Hankkeen kuvaus

Hankkeessa tuotetaan lisäarvoa olemassa oleviin palveluihin ja toimintamalleihin kehittämällä uudenlaisia ratkaisuja hyödyntäen digitaalisia menetelmiä. Hankkeessa vahvistetaan kohderyhmiin kuuluvien digitaalista osaamista, jolloin digitaalisten välineiden ja sovellusten hyödyntäminen terveysvalmennuksessa monipuolistuu ja neuvolan asiakkaiden diabeteksen omahoitoon sitoutuminen paranee.

Hankkeen rekisterinpitäjä

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy, PL 12, 00511 Helsinki

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava

Liisa Leppänen, 050 563 5169, tietosuojavastaava@diak.fi

Hankkeen yhteyshenkilö

Projektipäällikkö Erika Kukkonen, erika.kukkonen@diak.fi, 050479 0833

Hankkeen osapuolet

Rahoittaja: Euroopan sosiaalirahasto

Osatoteuttaja: Oulun Diakonissalaitoksen säätiö (ODL)

Mitä henkilötietoja hankkeessa käsitellään?

Hankkeen kohderyhmänä ovat raskausdiabeteksen riskissä olevat tai siihen sairastuneet äidit. Heistä kerätään yhteystiedot ja neuvolan asiakkuus. Hankkeen toisena kohderyhmänä ovat neuvoloiden terveydenhoitajat. Kohderyhmien tavoittamista varten kerätään yhteystietoja. Lisäksi kohderyhmän tavoittamista varten tarvitaan kuntien hyvinvointikeskusten yhteyshenkilöiden tai muun yhteyshenkilön yhteystiedot.

Osallistujien osaamisen ja motivaation lähtötaso ja lopputilanne kartoitetaan kyselyillä. Kyselyissä ja haastatteluissa käsitellään osallistujien kokemuksia ja ajatuksia. Vastauksissa voi nousta esiin erilaista epäsuoraa henkilötietoa. Lisäksi käsitellään tietoa neuvolan asiakkuudesta.

Kohderyhmien tietoja käsitellään, jotta äideille voidaan ohjata hankkeessa tuotettavaa materiaalia, koulutuksia ja digitaalisia sovelluksia.

Diak on hankkeen päätoteuttaja ja Diak toteuttaa hankkeen verkkosivut ja someviestinnän sekä tarjoaa kohderyhmille koulutusta, materiaaleja ja ohjeistusta. Näissä ei käsitellä osallistujien yhteys- tai terveystietoja.

Hankkeen osatoteuttaja Oulun Diakonissalaitos (ODL) tuottaa osalle osallistujista elintapoihin liittyvää yksilöohjausta, jossa kartoitetaan nykyistä terveydentilaa, mm. oireita, sairauksia ja elintapoja. ODL tallentaa nämä terveystiedot Digillä terveysvalmennusta -hankkeen rekisteriin Mediatri-potilastietojärjestelmään.

Hankkeen päätyttyä sen aikana kerätty materiaali tuhotaan. Hankkeen verkkosivut jäävät olemaan 1,5 vuotta hankkeen jälkeen, mutta sinne ei viedä mitään osallistujiin liittyvää tietoa. Hankkeesta laaditaan loppuraportti, josta henkilöitä ei voida tunnistaa. Jos loppuraportti tuotetaan esim. videon muodossa, jossa näkyy osallistujia, pyydetään heiltä suostumusta videossa esiintymiseen.

Hankkeen rahoittaja eli Euroopan sosiaalirahasto (ESR) vaatii hanketta keräämään EU-osallistujatodistukset kaikista hankkeeseen osallistuneista (pois lukien hankkeen työntekijät). Osallistujatodistuksissa kerätään henkilötietoa ja ne talletetaan EURA-järjestelmään. ESR huolehtii tietojen arkistoinnista ja tuhoamisesta.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdanmukaisesti seuraava:

Yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö. Lisäksi hankkeen uutiskirjeen lähettämisen perusteena on henkilön oma suostumus.

Käsitelläänkö hankkeessa arkaluonteisia henkilötietoja (EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä)?

Terveystiedot: mitä terveystietoa käsitellään. Hankkeen kohderyhmänä ovat raskausdiabeteksen riskissä olevat tai siihen sairastuneet äidit.

Arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu seuraavaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdanmukaiseen erityisehtoon:

Tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus

Käsittely on tarpeen tärkeän yleisen edun vuoksi.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Henkilötietoja kerätään tutkimukseen seuraavista lähteistä:

Suoraan tutkimukseen osallistuvilta

Kyselylomake (paperinen ja sähköinen).

Muualta kuin tutkimukseen osallistuvilta, mistä ja mitä tietoja:

Kuntien neuvoloilta saadaan tiedot, ketkä kuuluvat kohderyhmään.

Neuvola huolehtii, antaako kohderyhmään kuuluva tietojaan eteenpäin.

Tutkittavalla ei ole velvollisuutta toimittaa tarvittavia henkilötietoja, osallistuminen on vapaaehtoista.

Siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja hankkeen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta hankkeen ulkopuolelle.

Siirretäänkö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Asiakirjojen säilytysajat määritellään Diakin arkistonmuodostussuunnitelmassa ja ne pohjautuvat pääasiallisesti lainsäädäntöön, rahoittajan vaatimuksiin, korkeakoulujen yleiseen käytäntöön tai Diakonia-ammattikorkeakoulun hallinnollisten tarpeiden perusteella määrittelemiin säilytysaikoihin.

Hankkeen aikana kerätty materiaali tuhotaan sähköposteista, tiedostoista ja sovelluksista (esim. Teams, Zoom tms.).

Hankkeen EURA-henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä rahoittajan vaatimuksista riippuen 10-15 vuotta.

Hankkeen viestintää varten henkilötietoja säilytetään hankkeen päättymiseen asti tai kunnes henkilö itse peruu suostumuksensa.

Miten henkilötiedot suojataan?

Paperiaineistoa kerätään, aineisto suojataan seuraavalla tavalla: ESR-henkilötietolomakkeet ovat paperilla ja säilytetään lukitussa tilassa.

Sähköiset aineistot

Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Käyttäjätunnus

Salasana

Käyttöoikeuksien rajaaminen

Miten henkilötietoja käsitellään hankkeen päättymisen jälkeen (ennen hävittämistä)?

Kaikki henkilötiedot hävitetään. Tutkimusaineisto hävitetään hankkeen päätyttyä. ESR-henkilötiedot säilyvät hankeen rahoittajan ohjeiden mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Hankkeen henkilörekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus esittää pyyntötietojesi tarkastamisesta, oikaisemisesta tai poistamisesta. Pyyntö tehdään kirjallisesti lomakkeella Diakin julkisten verkkosivujen kautta tai suoraan uutiskirjepalvelussa.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys varmistetaan lomakkeen lähettämisen yhteydessä vahvalla tunnistautumisella.

Voit tiedustella pyyntösi käsittelystä Diakin tietosuojavastaavalta.

Jos oikaistavaksi tai poistettavaksi pyydettyjä henkilötietoja ei voida enää yksilöidä tai poistaa hankkeessa syntyneestä tutkimusaineistosta, Diakin tieto-suojavastaava tekee hallinnollisen päätöksen, voidaanko esitetty pyyntö toteuttaa.

Vastaus ilmoitetaan sinulle kirjallisesti ja siitä on mahdollista valittaa tietosuojavaltuutetulle, joka on valtakunnallinen viranomainen.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, 00531 Helsinki

tietosuoja@om.fi

029 566 6700